เอกสารไม่บานเบอะ
เชียนโดย admin เมื่อ October 08 2009 07:01:20
เพราะเราเชื่อว่าเอกสารสารพัดที่ส่งมาถึงบ้านคุณในแต่ละวันย่อมมีจำนวนไม่น้อยแน่ และมักจะนำความปวดศีรษะมาให้ เรามีอุปกรณ์และวิธีจัดเก็บที่เหมาะกับเอกสารแต่ละประเภทมาฝากแทนยาแก้ปวดค่ะ
กฎเหล็กของการจัดเก็บเอกสาร
1.แยกประเภทของเอกสาร คุณรู้อยู่แล้วว่าเอกสารที่คุณมักจะได้รับมีอะไรบ้าง ฉะนั้น ก่อนเริ่มหาอุปกรณ์จัดเก็บควรเขียนแยกประเภทของเอกสารเป็นข้อๆ โดยเว้นข้อสุดท้ายไว้สำหรับเอกสารเบ็ดเตล็ด หรือเอกสารที่ไม่เข้าพวก
2.ห้าม "กองไว้รวมๆกัน"เด็ดขาด พฤติกรรมกองไว้รวมๆกันนี่ล่ะ ที่ทำให้การจัดเก็บเอกสารไปไม่รอด ทางที่ดี เมื่อได้รับเอกสารมาแล้ว ควรแยกประเภททันที จากนั้นจึงเก็บให้เข้าที่เข้าทาง
3.จัดลำดับความสำคัญ นอกจากจะแยกเอกสารตามประเภทแล้ว คุณควรจะมีที่ทางสำหรับเอกสารสำคัญ หรือเอกสารเร่งด่วน ซึ่งคุณจะต้องตรวจเช็คอยู่เสมอ หรือเห็นได้ชัด เพื่อกันอาการ "ลืมสนิท"
4.ไม่ใช้...ทิ้งไป เหตุผลหนึ่งที่ทำให้การจัดเก็บเอกสารของคุณไม่ได้ผลคือ การไม่ยอมตัดสินใจว่าจะเก็บเอกสารนี้ไว้กลุ่มไหนดี หรือจะเก็บไว้ดีหรือจะทิ้ง เผื่อวันหน้าอาจมีประโยชน์ คำแนะนำของเราคือ เมื่อได้รับเอกสารนั้นมา ถ้าดูแล้วมั่นใจว่าไม่มีประโยชน์กับเราก็ควรทิ้งไปเลย แต่ถ้าอันไหนไม่แน่ใจอาจเก็บไว้ในช่อง "ก่อนทิ้ง" เมื่อผ่านไปสักสัปดาห์ก็ให้รื้อออกมาพิจารณาอีกที แล้วตัดสินใจไปเลย อย่าเก็บเอกสารที่ไม่มีประโยชน์ ไม่เช่นนั้น มีที่เท่าไรก็เก็บไม่พอแน่
อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร
จริงๆแล้วอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารมีให้เลือกหลายชนิด แต่ที่เราเลือกมาแนะนำต่อไปนี้คืออุปกรณ์ที่น่าจะดูดีเมื่ออยู่ในบ้าน ใช้งานง่าย และเหมาะกับประเภทและปริมาณเอกสารในบ้านมากกว่าในสำนักงานค่ะ
คอนโดลิ้นชัก
คอนโดลิ้นชักทำจากตู้ลิ้นชักเหล็กสำหรับเก็บเอกสารตามสำนักงานสมัยก่อน นำมาวางซ้อนกันหลายชั้นจนเหมือนตึกสูง ใช้แยกเก็บเอกสารหลากหลายชนิด พร้อมกับเขียนกำกับหน้าลิ้นชักด้วยว่าชั้นไหนเก็บอะไร เหมาะกับเอกสารที่ค่อนข้างลับเฉพาะ หรือเอกสารสำคัญต่างๆ ใครเป็นห่วงว่าลิ้นชักดูดุดันไม่เข้ากับบ้าน เดี๋ยวนี้เขามีลิ้นชักเหล็กสีสวยจำหน่ายด้วย แถมยังมีตู้ให้เลือกหลายขนาด จำนวนลิ้นชักมากน้อยก็เลือกได้ตามต้องการ (สนใจเข้าไปดูได้ที่ www.thaitaiyo.co.th)
แผงซองแขวนผนัง
เป็นอุปกรณ์ที่น่าใช้ เพราะไม่กินพื้นที่ หาซื้อก็ไม่ยาก ถ้าจะให้สวยเก๋อาจจ้างเย็บตามขนาดและจำนวนซองที่คุณต้องการแถมยังเลือกวัสดุและสีสันได้ด้วย ถ้าขยันหน่อย ตกแต่งหน้าซองบอกประเภทก็ยิ่งดี การจัดเก็บลักษณะนี้ เหมาะกับเอกสารที่เข้าออกบ่อยๆ เพราะหยิบง่าย และเห็นชัด แต่อาจไม่เหมาะกับเอกสารสำคัญลับเฉพาะ เพราะอาจร่วงหล่นหรือหายได้ง่าย
กระดานบอกกล่าว
สำหรับใครที่อยู่บ้านคนเดียว คนขี้ลืมมากๆ หรือคนที่รักอิสระไม่ต้องการกฎเกณฑ์ เราแนะนำวิธีการจัดการกับเอกสารโดยใช้กระดาน จะเป็นกระดานแม่เหล็ก หรือกระดานปักหมุดก็ได้ สำหรับติดเอกสารที่มาถึงคุณแบบเอาให้เห็นกันชัดๆไปเลย เพราะจะได้กันลืม ไม่ต้องมานั่งแยกประเภทเอกสารและไม่ต้องกลัวหายเพราะอยู่คนเดียว ถ้าจะให้ดี อาจหาซื้อหมุดหรือแม่เหล็กที่มีตัวหนังสือบอกความสำคัญของเอกสารมาติดกำกับไว้ (มีขายที่ร้านขายอุปกรณ์เครื่องเขียนมีดีไซน์ หรือตามห้างใหญ่ๆ) แค่นี้ก็เท่ากับว่าได้จัดระเบียบให้เอกสารแบบง่ายๆแล้วค่ะ
เรื่อง : "ภัทรสิริ อภิชิต"
ภาพประกอบ : มาโนช กิตติชีวัน
ที่มา : http://www.baanlaesuan.com/house_preview.aspx?articleId=1814